Biała lista

Biała lista

1 września 2019 r. weszła w życie biała lista podatników VAT. Wykaz zawiera informacje dotyczące statusu podatnika VAT, w tym również inne dane dotyczące podatników. Wprowadzenie nowego rejestru zobowiązało przedsiębiorców do każdorazowego sprawdzenia czy dany kontrahent widnieje w spisie jako czynny podatnik VAT oraz czy jego numer rachunku jest zgodny z znajdującym się na białej liście podatników.

Czym jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT to elektroniczna baza zawierająca informacje o podatnikach VAT (czynnych, zwolnionych z VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych lub przywróconych). Rejestr dostępny jest na stronie internetowej BIP Ministerstwa Finansów oraz witrynie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Prowadzeniem białej listy podatników zajmuje się Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Rejestr podatników VAT aktualizowany jest raz na dobę, w każdy dzień roboczy.

Co zawiera biała lista podatników VAT?

W bazie zostały zawarte informacje o podatnikach VAT takie jak m.in. nazwa firmy lub imię i nazwisko, numer służący do zidentyfikowania podatnika na potrzeby podatku, REGON, PESEL, numer w KRS, adres siedziby, adres stałego prowadzenia działalności, numer rachunku rozliczeniowego oraz imiennego rachunku w SKOK, imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery NIP lub numery PESEL.

Numery rachunków znajdujące się na białej liście podatników

Numery rachunków widniejące na białej liście podatników pobierane są z baz dany KAS. Mowa o numerach rachunków rozliczeniowych oraz imiennych w SKOK, które zostały otwarte w związku z prowadzoną działalnością.

Brak numeru rachunku w wykazie może oznaczać, że przedsiębiorca korzysta z rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego (ROR) lub nie zawarł on numeru rachunku w formularzu zgłoszeniowym CEIDG/NIP.

Jak dodać numer rachunku do białej listy podatników?

W tym celu należy wpisać numer rachunku rozliczeniowego na formularzu zmianowym w CEIDG lub też powiadomić o tym urząd skarbowy (właściwy ze względu na siedzibę spółki) za pomocą formularza NIP-8 (podmiot wpisany do KRS), NIP-2 (np. spółka cywilna) bądź też NIP-7 (osoba fizyczna nie podlegająca rejestracji w CEIDG).

Sankcje

Od 1 stycznia 2020 r. przedsiębiorcy opłacający fakturę na kwotę powyżej 15 000 zł będą zobligowani do wykonania przelewu na rachunek znajdujący się w nowym wykazie. Zaniechanie obowiązku uniemożliwi zaliczenie takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Dodatkowo podatnik poniesie odpowiedzialność solidarną za zaległości sprzedawcy w podatku VAT.

Uniknięcie sankcji

Aby uniknąć solidarnej odpowiedzialności należy uiścić w/w płatności przy użyciu mechanizmu podzielonej płatności tj. split payment.

Ponadto solidarna odpowiedzialność oraz wyłączenie wydatku za transakcję z kosztów uzyskania przychodu nie będzie stosowane w przypadku przedsiębiorców, którzy powiadomią o zaistniałym fakcie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy. W pierwszej wersji czas na powiadomienia naczelnika urzędu skarbowego wynosił trzy dni, jednak Ministerstwo Finansów planuje wydłużyć wspomniany termin z trzech do siedmiu dni. Aktualnie trwają również prace nad umożliwieniem wysyłania takich zgłoszeń w formie elektronicznej wg opublikowanego wzoru.

Biała lista, a brak informacji o przedsiębiorcy

W przypadku chęci zawarcia transakcji z przedsiębiorcą, którego nie ma w nowej bazie należy wystąpić z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o potwierdzenie, czy w/w przedsiębiorca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony.

Czy sankcja zostanie nałożona w sytuacji, gdy płatność za transakcję zostanie wykonana na rachunek, którego nie ma w nowym wykazie, a kontrahent zapłaci VAT?

W takim przypadku przedsiębiorca nie poniesie odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe kontrahenta w części VAT. Warto jednak dodać, iż w dalszym ciągu nie będzie on mógł zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Jak udowodnić dokonanie weryfikacji kontrahenta?

W celu udowodnienia dokonania weryfikacji przedsiębiorcy wygenerować plik pdf. Wspomniany plik powinien zawierać informację o sprawdzaniu wykazu w konkretnym dniu na wybrany dzień. Dokument należy zachować w formie elektronicznej lub wydrukować.

Biała lista, a systemy informatyczne przedsiębiorstw

Przedsiębiorcy mogą dokonać weryfikacji kontrahenta na stronie ministerstwa lub za pośrednictwem ręcznej wyszukiwarki. Sprawdzenie większej ilości kontrahentów możliwe jest:

  • za pośrednictwem API 
  • przy użyciu pliku tekstowego, aktualizowanego codziennie na stronie internetowej

Niezależnie od sposobu podatnik będzie musiał posiadać własne narzędzia informatyczne, które umożliwią łączenie się z nowym wykazem.

Godnym polecenia rozwiązaniem jest program Hogart: Biała Lista. Narzędzie może funkcjonować na zasadzie niezależnego programu lub też być dodatkiem do systemu ERP. Program jest rozwinięciem wprowadzonego w 2017 roku programu Czynny Podatnik VAT. Z programami można się zapoznać na stronie Hogart.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *