Może być długim, przeciągającym się procesem wewnątrz firmy, lub stać się czynnością, która w stu procentach realizowana jest na zewnątrz. Czy istnieje uniwersalny sposób na archiwizację? Zapoznaj się z dwoma wariantami działania, które masz do wyboru, jeśli interesuje Cię archiwizacja dokumentów.
Samodzielne porządkowanie akt – nie takie łatwe?
Niektóre zadania woliny wykonać wewnątrz przedsiębiorstwa. powodów do podjęcia takiej decyzji może być wiele. Czasem wygrywa przekonanie, że taka archiwizacja dokumentacji będzie po prostu tańsza. Zdarza się także, że przedsiębiorstwo ze względów bezpieczeństwa woli nie wydawać dokumentacji zewnętrznemu podmiotowi i pewnie się czuje, jeśli samodzielnie dba o kształt archiwum.
Realizowanie tego obowiązku na własną rękę w wielu sytuacjach wcale nie jest ułatwieniem. Wręcz przeciwnie – wymaga czasu i precyzji. W dodatki za porządkowanie dokumentów powinny brać się tylko osoby, które wiedzą, jakie zasady panują w archiwistyce. Należy więc zastosować właściwy system oznaczania akt, formowania chronologicznego i tematycznego, przyporządkowania do kategorii itp. Zanim więc zdecydujemy o tym, że archiwizacja dokumentacji będzie przeprowadzona wewnątrz firmy, musimy poważnie zastanowić się nad tym, czy nasz zespół rzeczywiście dysponuje takimi umiejętnościami. Warto przeanalizować też, czy rzeczywiście oszczędzimy, wykonując to zadanie samodzielnie – osoby zaangażowane w archiwizację nie będą mogły w tym czasie pracować w inny sposób. W dodatku brak profesjonalnego doświadczenia może oznaczać po prostu to, że ten proces będzie trwał dłużej.
Jak usługi archiwizacyjne zmieniają obowiązek porządkowania akt?
Współpraca z firmą, która zajmuje się archiwizacją dokumentacji, w praktyce upraszcza każdy etap związany z tym obowiązkiem. W tym przypadku korzystamy z wiedzy specjalistów. Ich kompetencje były potwierdzone już wielokrotnie, bo takie firmy przeważnie dysponują naprawdę dużym doświadczeniem. Archiwizacja dokumentów z ekspertami oznacza także:
- dokładność
Usługi archiwizacyjne muszą przebiegać z zachowaniem najwyższej precyzji. Każde z akt ma znajdować się na odpowiednim miejscu. Tylko takie podejście sprawi, że archiwizacja dokumentów przyniesie pożądany efekt w postaci funkcjonalnego, świetnie zaplanowanego archiwum.
- bezpieczeństwo
Archiwizowanie zawsze musi być przeprowadzane w doskonale zabezpieczonych obiektach, do których dostępu nie mają żadne niepowołane osoby. W ten sposób można całkowicie wykluczyć ryzyko wycieku informacji. Sprawdzone podmioty mogą przedstawić nam liczne certyfikaty, potwierdzające to, że priorytetowo traktują kwestię bezpieczeństwa.
- oszczędność czasu
Specjaliści doskonale wiedzą, jak sprawnie wywiązać się z tego obowiązku i zadbać o to, by archiwizacja dokumentów została zrealizowana tak szybko, jak to możliwe.
Fachowe usługi tego typu oferuje m.in. firma Rhenus.