Obecnie coraz ciężej znaleźć firmę średnią lub dużą, która nie używa systemu CRM (Customer Relationship Management), na jego wdrożenie decydują się także niektóre firmy małe. System do zarządzania relacjami z klientami jest jednak najbardziej wydajny i skuteczny wtedy, kiedy dostarczamy do niego jak najwięcej danych ze wszystkich punktów styku z klientami.
Takim punktem styku jest niewątpliwie komunikacja e-mailowa – wciąż jest ona bardzo popularna w kręgach biznesowych i nie wyparły jej komunikatory, nie wszystko też jest zawsze załatwiane za pośrednictwem rozmów telefonicznych. Można w związku z tym często spotkać się z pytaniem: dlaczego (i czy w ogóle) warto połączyć Outlooka z systemem CRM? Odpowiadamy!
Co daje połączenie Outlooka z systemem CRM?
Jeśli zdecydujemy się na połączenie go z systemem CRM Outlook będzie automatycznie przekazywał systemowi dane między innymi odnośnie wysyłanych maili, listy kontaktów, załączników będących w obrocie i nie tylko. Wszystkie te informacje mogą okazać się bardzo przydatne podczas analizowania i porządkowania prowadzonych działań.
Trzeba bowiem zaznaczyć, że chociaż Outlook sam w sobie jest rozbudowanym programem, dającym duże możliwości, to nie jest on CRM-em z krwi i kości i w związku z tym brakuje mu pewnych funkcji organizacyjnych, pozwalających zapanować nad pewnym chaosem związanych z mnogością znajdujących się w mailach danych.
Taka zależność występuje zresztą nie tylko w przypadku Outlooka, natomiast został on wspomniany z powodu jego dużej popularności w kręgach biznesowych. Z systemami CRM można zazwyczaj zintegrować także inne skrzynki e-mail, na przykład Gmaila, chociaż oczywiście wiele zależy tutaj od tego, z jakiego systemu korzystamy.
Jak połączyć CRM z Outlookiem?
Łączenie CRM z Outlookiem to bardzo prosty proces, polegający w dużej mierze na zainstalowaniu specjalnej wtyczki. Następnie wszystkie dane będą już przekazywane automatycznie i nie będzie trzeba sobie zaprzątać tym głowy. Nie trzeba będzie samodzielnie przepisywać danych (na przykład danych kontaktowych, które z oczywistych względów są kluczowe) do CRM-a, co może zająć sporo czasu, ponieważ będą się one synchronizować bez udziału pracownika.
Nie bez powodu coraz większy nacisk kładzie się na automatyzację pracy, w tym także na automatyzację pewnych zadań związanych z zarządzaniem relacjami z klientami. Zadaniem dobrego CRM-a jest ograniczenie czasu, jaki pracownicy muszą poświęcić na proste, trywialne zadania, tak, aby mogli oni w dużej mierze zajmować się bardziej złożonymi kwestiami, takimi jak analiza zebranych przez system CRM danych.