Żeby dobre rozeznać się w tym, jakie opcje mamy dostępne na rynku, powinniśmy zastanowić się, czego właściwie oczekujemy od firmy oferującej usługi archiwizacyjne. Dziś podpowiadamy, co może pomóc w podjęciu decyzji o ewentualnej współpracy.
Tanie archiwizowanie dokumentów
Nie da się ukryć, że cena to jedno z najważniejszych kryteriów, o których myślimy, gdy planujemy skorzystać z pomocy jakiegokolwiek usługodawcy. Podobnie rzecz się ma w przypadku takiego wsparcia jak usługi archiwizacyjne. Często jesteśmy w stanie poświęcić jakość, by zapłacić mniej. Takie podejście nie będzie dobre w przypadku porządkowania dokumentów. Pierwszym krokiem zawsze powinno być sprawdzenie kompetencji firmy. Jakie zasady bezpieczeństwa stosuje? Czy archiwizacja akt jest przekazana w ręce osób z doświadczeniem? Czy firma może podczas realizowania swojej działalności spełnia jakieś normy i czy może na dowód przestawić certyfikaty? By mieć pewność, że usługi archiwizacyjne realizuje rzetelny podmiot, powinniśmy najpierw znaleźć odpowiedzi na te pytania.
Warto zaznaczyć, że nie zawsze świetna jakość usług musi oznaczać wysokie ceny. Niektóre firmy bardzo dbają o to, by archiwizowanie dokumentów przebiegało bezpiecznie i zgodnie z ogólnymi wytycznymi, jednocześnie proponując swoją pomoc w przystępnej cenie. Tak działa m.in. firma Destroy&Recycling.
Archiwizacja dokumentów – co jeszcze możesz sprawdzić, zanim zdecydujesz się na wybór danej firmy?
Podczas researchu dobrze będzie zapoznać się też z takimi sprawami, jak:
- dodatkowe usługi
Często archiwizowanie dokumentów to tylko jedna z propozycji usługodawcy. Nierzadko profesjonaliści oferują także pomoc na innym polu. Jeśli znajdziemy taki podmiot, nie będziemy musieli martwić się np. o przechowywanie i archiwizację dokumentów.
- opis, na czym polega usługa
Wszyscy chcemy wiedzieć, za co dokładnie płacimy. Archiwizacja dokumentów nie jest tutaj żadnym wyjątkiem.
Jeśli firma otwarcie przedstawia swoją ofertę, możemy potwierdzić dwie rzeczy. Po pierwsze – profesjonalnie podchodzi do swojej pracy i dba o komfort klienta, korzystającego z takiego rozwiązania jak usługa archiwizowania dokumentów. Wyczerpujące informacje na stronie pozwalają nam też zweryfikować, w jaki sposób usługodawca zajmie się naszymi zbiorami.
Archiwizacja dokumentów nie musi być trudna, o ile wybierzemy rozsądnie. Warto więc poświęcić czas na research i mieć pewność, że firma, którą wybieramy, jest warta naszego zaufania.