W wielu firmach menedżerowie są oddaleni od swoich zespołów. Ten styl zarządzania można zaobserwować w firmach handlowych, które mają punkty sprzedaży na całym terytorium, sprzedawców w terenie, w centrach obsługi klienta. Zarządzanie zasobami ludzkimi odbywa się wówczas z dala od zakładów produkcyjnych, a lokalni menedżerowie mają bardzo ograniczone możliwości działania.
Ale jak zarządzać zdalnym zarządzaniem? Jak zaangażować i połączyć zdalny zespół? Wraz z nadejściem nowych technologii wiele firm usługowych zadaje sobie te pytania. Możesz tworzyć procesy i procedury operacyjne tak, aby Twój serwis był jak najbardziej efektywny. Ale jak sprawić, by zespół, pozostawiony samemu sobie, przestrzegał procedur pracy i pozostał zmotywowany tak długo, jak tego chcesz?
1. Wyznacz jasne i zrozumiałe cele.
Aby skutecznie zarządzać zdalnie, należy zacząć od wyjaśnienia strategii firmy, środków, które zostaną użyte do jej realizacji oraz terminów. Włączenie pracowników w strategiczne podejście firmy pomaga stworzyć lepszą spójność zespołu. Kiedy już wiesz, jakie są kluczowe cele Twojej firmy, upewnij się, że Twój zespół zgadza się z tymi priorytetami.
Pisemne umowy są podstawą, ale skuteczne może być spotkanie z pracownikami, jasne zapytanie, czy wszyscy zgadzają się z tymi celami, i uzyskanie akceptacji od całego personelu.
Informacja zwrotna jest ważna, aby upewnić się, że pracownicy zrozumieli strategię i cele grupy. Poproś swoje zdalne zespoły o regularne raportowanie swoich działań i wyznaczaj im jasne cele, tygodniowe lub dzienne. Takie planowanie oparte na celach pomoże Ci dostosować obciążenie pracą w razie potrzeby i sprawi, że Twoi pracownicy będą skoncentrowani na najważniejszych zadaniach.
To pokazuje, że ważne zadania powinny być traktowane priorytetowo w stosunku do zadań pilnych. Dzięki przedkładaniu ważności nad pilność, Twój zdalny zespół nie pracuje w pośpiechu i sprawia wrażenie zorganizowanego, a nie zestresowanego. Jak wszyscy wiemy, stres prowadzi do napięć w zespole, a w dłuższej perspektywie do pogorszenia klimatu społecznego, demotywacji oraz wzrostu absencji i zwolnień lekarskich (ryzyko psychospołeczne).
Można również polegać na “second-in-command”, któremu można zaufać w zakresie zdalnego zarządzania. Kierownik terenowy jest istotnym aktywem dla Twojej firmy. Jest on siłą napędową w terenie, która może nadać impet dyrektywom, być gwarantem kultury firmy, motywować zespoły i regulować napięcia.
2. Ustanowienie trybu komunikacji.
Im dalej od Ciebie znajduje się Twój zespół, tym bardziej komunikacja jest utrudniona. W rzeczywistości to właśnie wtedy, gdy zespół jest bardzo daleko, komunikacja jest najbardziej potrzebna. Musisz być obecny tak często, jak to tylko możliwe. Obecność ta nie może być realizowana fizycznie, ale może być realizowana poprzez spotkania telefoniczne, e-maile, a także dzięki obecności Twojego menedżera na miejscu.
Nie pozwalaj też nigdy swojemu zespołowi na szukanie informacji. Jest to delikatny temat w zdalnym zarządzaniu. Nie zostawiaj luki komunikacyjnej, ponieważ dojdzie do dezinformacji i błędnych danych, “powiedziały” mogą przeszkadzać i powodować napięcia. W tym sensie należy ustanowić politykę komunikacyjną.
Jeśli zauważysz, że dana osoba jest wycofana lub nie potrafi się komunikować, ustal konkretny harmonogram różnych rozmów konferencyjnych i raportów mailowych. Jeśli pracownik wydaje się trwać w pozycji zamkniętej i niechętnej do współpracy, przypomnij mu o umowie zawartej podczas rekrutacji, dotyczącej przejrzystości i regularnej komunikacji z kierownictwem liniowym.
3. Skup się na opiniach klientów.
Inną formą informacji zwrotnej, która może być bardzo przydatna w zdalnym zarządzaniu, jest informacja zwrotna od klienta. Możesz sprawić, że opinie klientów staną się prawdziwym atutem Twojej firmy.
Z jednej strony, zwiększasz lojalność klientów, interesując się ich opiniami po zakupie usługi, a z drugiej strony, umożliwia Ci to uzyskanie informacji zwrotnej od Twoich zespołów w celu ciągłego doskonalenia Twoich usług.
Można więc wprowadzić ocenę obsługi klienta metodą “tajemniczego klienta”, a nawet wydelegować osobę, której głównym zadaniem będzie kontakt z każdym klientem po dokonaniu zakupu lub wykonaniu usługi.
Kontakt ten może być nawiązany za pośrednictwem poczty elektronicznej, poprzez wysłanie ankiety dotyczącej opinii klienta na temat świadczonych usług lub telefonicznie.
4. Szkolić swoje zespoły.
Aby dobrze zarządzać zdalnie, należy pomyśleć o szkoleniu. Każdy pracownik musi być regularnie informowany o postępach w realizacji projektów, które go ściśle dotyczą, o nowych procedurach i procesach pracy, nowych narzędziach do wykorzystania, a nawet o celach ostatnio osiągniętych przez firmę.
Postaraj się, przynajmniej raz w miesiącu, sprawdzić, jakie są potrzeby i działania Twojego zdalnego zespołu. Będąc samemu zarządzanym w miejscu pracy, łatwo jest popaść w złe nawyki. Aktualizacje te pozwolą Ci również na zapoznanie się ze sposobem pracy Twoich pracowników, a także na uzyskanie informacji zwrotnej na temat ich ocen i życzeń dotyczących ewentualnych szkoleń.
Szkolenie grupowe może być dobrą okazją do wzmocnienia więzi między współpracownikami, zwłaszcza tymi, którzy mogą być odizolowani na swoim stanowisku pracy (praca zmianowa lub np. w call center).
5. Wykorzystanie systemu informacyjnego.
W bazie danych można utworzyć system wymiany grupowej. Dzięki temu Twój zdalny zespół będzie miał ogólne pojęcie o tym, co się dzieje, jakie projekty są w trakcie realizacji i jakie zadania zostały już wykonane, bez konieczności wykonywania telefonów do poszczególnych uczestników projektu. Oczywiście, stanowi to koszt ogólny, ale rozwiązuje problem braku przepływu informacji.
6. Skupienie się na zachęcie dla przedsiębiorstw.
Przyjęcie zachęty korporacyjnej w celu ułatwienia zdalnego zarządzania. Motywacja w korporacji to sztuka motywowania zespołów i pracowników, poprzez tworzenie systemu wyzwań i nagród, wszystko po to, aby utrzymać motywację i lojalność.
W ramach zdalnego zarządzania Twoja efektywność w dużym stopniu zależy od motywacji Twoich współpracowników, aby wykonać pracę wysokiej jakości. Zadaj sobie pytania typu: “Czy motywuję moich pracowników do dążenia do doskonałości?”.
Wiele firm nie działa w oparciu o zasługi, aby nagradzać dobrych ludzi w zespole. Ale czy masz jasny sposób nagradzania za wydajność? Na jakość usług? Rozwiązywanie problemów?
Pomyśl o kilku różnych schematach nagradzania, np. e-mail do całego zespołu z gratulacjami: albo dla zespołu za jego pracę, albo dla pracownika, który zamknął dużą transakcję, albo za każdym razem, gdy cele zostały osiągnięte.
Możesz również wyróżnić pracownika miesiąca za pośrednictwem magazynu firmowego. Możesz również zdecydować się na nagrody pieniężne, takie jak premie miesięczne lub półroczne, a nawet na nagrody rzeczowe. Nagrody te pozwalają motywować zespół na odległość, ale należy uważać, aby nie skupiać się wyłącznie na nagrodach jako dźwigni motywacyjnej, ponieważ pracownicy oczekują przede wszystkim uwagi z Twojej strony i uznania dla ich umiejętności.
7. Wyrażaj się jasno.
Kiedy komunikujesz się ze swoim zespołem zdalnie, nie masz możliwości korzystania z zalet komunikacji niewerbalnej i badania zachowań swoich pracowników. Oznacza to, że musisz jasno określić, co chcesz przekazać w swojej komunikacji.
Wyrzuć ze swojego leksykonu niejasne zwroty, takie jak “czy zrozumiałeś, co miałem na myśli? “. Zamiast tego używaj zwrotów, które wzywają współpracownika do przekazania Ci informacji zwrotnej na temat dyskusji, np. “czy mógłbyś powtórzyć to, o czym rozmawialiśmy, żebym wiedział, że o niczym nie zapomnieliśmy” lub “chcę się upewnić, że dobrze Cię zrozumiałem”. Wreszcie, zakończ dyskusję jasnym i precyzyjnym porozumieniem, z “tak”, aby potwierdzić lub “nie”, aby zaprzeczyć.
Aby zarządzać zdalnie w najlepszy możliwy sposób, musisz zjednoczyć swój zdalny zespół wokół:
– kultury korporacyjnej,
– skutecznej komunikacji,
– jasnych celów.
Nie pozostawiaj swoich pracowników samym sobie, a jeśli brakuje Ci czasu, pomyśl o włączeniu do zespołu lokalnego menedżera, który będzie mógł przekazywać politykę firmy.