Nie wszystkie problemy można rozwiązać poprzez wysyłanie notatek i e-maili. Złożone problemy i projekty wymagają spotkania lub serii spotkań w celu omówienia problemu, przedstawienia rozwiązań i uzgodnienia, co należy zrobić. Ale o ile bardziej efektywne może być Twoje spotkanie? Czy powinna być krótsza? Dłużej? Nie ma slajdów? Więcej slajdów?
Wiele osób postrzega spotkania biznesowe jako mile widzianą przerwę, która pozwala im spędzić czas i odpocząć, podczas gdy inni rozmawiają. Być może to wyjaśnia poniższe statystyki:
a. 39% osób przyznaje się do zasypiania podczas spotkań,
b. 25-50% spotkań jest opisywanych jako kompletna strata czasu.
Aby zorganizować efektywne spotkanie biznesowe zapraszamy do wykonania poniższych kroków. Przekonasz się, że ludzie, którzy wcześniej przysypiali podczas spotkań, teraz są w pełni rozbudzeni, uważni i proaktywni.
1. Organizowanie spotkań tylko wtedy, gdy jest to konieczne.
Nie organizuj spotkania, tylko dlatego, że ustaliłeś zasadę spotykania się raz w miesiącu. Jeśli nie masz nic ważnego do powiedzenia lub zapytania, odwołaj spotkanie.
2. Ustalenie porządku obrad spotkania.
Cel Twojej agendy powinien być konkretny i mierzalny. Porządek obrad powinien być rozdany uczestnikom z dużym wyprzedzeniem, aby dać im wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się. Program spotkania powinien koncentrować się na najważniejszym celu. Nie zapychaj go różnymi celami.
Na przykład nie należy łączyć “operacyjnego przeglądu wyników” ze “strategicznym podejmowaniem decyzji”. Są to odrębne cele, które wymagają różnych podejść.
Twoja agenda powinna zawierać listę wykonalnych opcji. Spotkanie biznesowe polega zazwyczaj na podjęciu decyzji lub wybraniu najlepszej opcji z dostępnych. Jeśli nie ma żadnych realnych alternatyw do przedstawienia lub przedyskutowania, spotkanie jest stratą czasu.
3. Zaprosić osoby zaangażowane w porządek obrad.
Jeśli organizujesz spotkanie biznesowe, zaproś tylko te osoby, które są istotne dla kwestii zawartych w porządku obrad. Jeśli dyskutowany temat nie jest dla nich istotny i nie mają odpowiedniej wiedzy, aby zająć się kwestiami będącymi przedmiotem obrad, stanie się jedna z dwóch rzeczy:
a. albo się zdrzemną,
b. albo będą mówić o rzeczach, o których nie mają pojęcia.
W obu przypadkach spotkanie jest skazane na niepowodzenie.
4. Trzymaj się porządku obrad.
Omawianie tematów, których nie ma w porządku obrad, to pewny sposób na zepsucie spotkania. Więc trzymaj się porządku obrad. Kiedy organizujesz spotkanie, pamiętaj o wywieszeniu porządku na ekranie lub tablicy, aby pomóc uczestnikom spotkania w skupieniu się. Jeśli ktoś zaczyna błądzić, delikatnie przywróć go do tematu.
Kwestie pozatematyczne mogą być poruszane na końcu spotkania, jeśli czas na to pozwoli. Ale naprawdę najlepiej jest kategorycznie odmówić dyskusji na tematy, które nie są w porządku obrad.
5. Trzymaj się harmonogramu spotkań.
Rozpocznij spotkanie punktualnie i wyznacz określony limit czasu dla każdego punktu porządku obrad. Zakończ spotkanie na czas. Każdemu uczestnikowi dokonującemu prezentacji należy zapewnić odpowiednią ilość czasu i przypomnieć mu o konieczności szybkiego zakończenia prezentacji, gdy nadejdzie odpowiedni moment.
6. Nie rozpraszaj uwagi uczestników spotkania.
Jeśli musisz poprowadzić spotkanie, ustal ścisłe zasady dotyczące dzwonienia, pisania e-maili, surfowania po Internecie, pisania SMS-ów i innych czynników rozpraszających uwagę podczas spotkania.
W razie potrzeby umieść znaki, takie jak “Proszę wyłączyć telefony komórkowe”. Wymagająca uwaga wszystkich uczestników jest jednym z kluczowych warunków udanego spotkania biznesowego.
7. Tworzenie zaangażowania i aktywnego uczestnictwa.
Dobre zaplanowanie spotkania to tylko połowa sukcesu. Musisz również znaleźć sposób na zaangażowanie uczestników i zmotywowanie ich do aktywnego udziału w spotkaniu. Ważne jest aktywne uczestnictwo. Pomaga to uczestnikom skupić się i lepiej zapamiętać informacje. A na koniec spotkania będą mieli poczucie, że coś osiągnęli, co prawdopodobnie sprawi, że chętnie wezmą udział w kolejnym.
8. Zgodzić się na wdrożenie decyzji podjętych na posiedzeniu.
Brak zgody na to, co ustaliliście na spotkaniu, jest główną przyczyną niepowodzenia spotkania. Bez rozwiązania problemu spotkanie okaże się stratą czasu.
9. Sporządzenie protokołu z posiedzenia.
Organizując spotkanie, należy wyznaczyć osobę, która będzie protokołowała przebieg spotkania. Nie wahaj się użyć urządzenia nagrywającego, aby upewnić się, że protokół jest dokładny.
Podsumowanie.
Całe to planowanie i organizacja się opłaci, ale pamiętaj, aby być elastycznym podczas spotkania. W trakcie dyskusji mogą zostać odkryte podtematy – znajdź sposób, aby się do nich odnieść, nawet krótko.
Zawsze warto być przygotowanym na nieoczekiwane zdarzenia. W końcu nikt nie jest doskonały – ważne jest to, że każdy uczestnik pozostaje zaangażowany przez cały czas trwania spotkania, a jego wynik spełnia wszystkie cele i założenia. Pamiętaj również, aby przed prowadzeniem spotkania zrelaksować się i odetchnąć. Traktuj każde spotkanie jako doświadczenie do nauki – im więcej robisz, tym lepszy jesteś.